Етикет за онлайн срещи: 9 правила, които трябва да знаете

Съдържание:

Етикет за онлайн срещи: 9 правила, които трябва да знаете
Етикет за онлайн срещи: 9 правила, които трябва да знаете
Anonim

Онлайн конферентните разговори, уебинарите и срещите вече бяха доста популярни преди кризата с Covid-19, но това, което се случи след март 2020 г., експоненциално промени броя на виртуалните срещи. Изпълнителният директор на Cisco, Чък Робинс каза пред CNBC: „През първите 11 работни дни на март имахме 5,5 милиарда минути за срещи“. Той също така добави, че е имало 3,2 милиона срещи в световен мащаб на Webex за един ден и това не включва индивидуални срещи. Това бяха само срещите с много хора.

С втората вълна на Covid-19, обхващаща Европа и други страни, не изглежда онлайн срещите да изчезнат скоро.Що се отнася до мен, прехвърлих 90 процента от бизнеса си онлайн и Zoom се превърна в основния ми инструмент за комуникация с клиентите ми. По-долу съм подготвил списък от девет съвета и правила, които да следвате, за да направите тези срещи професионални и ефективни.

1. Обличайте се по същия начин, както в офиса

Въпреки че е доста изкушаващо да останете в удобните си домашни дрехи по време на разговор, бих ви предложил да се обличате по същия начин, както бихте направили, когато отивате в офиса. Поне горната част на тоалета ви. Очевидно за хората, с които разговаряте, да ви видят облечен е знак, че се държите професионално. Но и за вас самите поддържането на ежедневна рутина е важно.

2. Тествайте технологията си

Винаги тествайте технологията си преди срещата. Камерата и звукът ви работят ли? Батерията ви заредена ли е? Уверете се, че сте се заглушили, когато се присъединявате към срещата и когато не говорите, за да избегнете фонов шум.Друг съвет е да тествате камерата си преди срещата, за да можете да се уверите, че осветлението е добро и че камерата е позиционирана правилно, така че хората да не гледат директно в ноздрите ви или че вие ​​не ги гледате отгоре.

3. Бъдете наясно с произхода си

Уверете се, че не само изглеждате добре и професионално на видеоклипа, но и фонът ви е чист и подреден. Поддържайте фона възможно най-ясен и опростен и избягвайте да показвате леглото си, отворени шкафове, купчини дрехи и т.н. Ако създаването на правилния фон е трудно или невъзможно, вместо това използвайте цифров фон, ако можете. Също така се уверете, че вашите деца или домашни любимци не безпокоят вас и другите по време на разговора.

4. Избягвайте разсейването

Въпреки че може да е изкушаващо да проверявате телефона или имейлите си, докато слушате някой друг да говори, тъй като така или иначе никой няма да го види, избягвайте го на всяка цена. Първо, някой може да ви помоли за вашето мнение по обсъждана тема във всеки един момент - би изглеждало доста непрофесионално, ако не знаете какво се обсъжда.Второ, бихте искали другите също да ви обърнат цялото си внимание, това е просто въпрос на уважение. И трето, мозъкът ни е много лош при многозадачност, така че не си правите услуга, като претоварвате мозъка си, който вече е уморен след ден(дни), пълен с онлайн срещи.

И така, най-добрият съвет е да:

  • Поставете телефона си в безшумен режим
  • Затворете вашата имейл програма
  • Изключете известията на вашия компютър

5. Подгответе всички документи

За да не бъдете хванати неподготвени, уверете се, че сте подготвили всички материали за срещата. Ако вие сте домакинът на срещата, уверете се, че или сте изпратили презентацията предварително на участниците, или че сте я подготвили на компютъра си за споделяне. Ако сте участник, проверете какво се изисква за срещата, прочетете цялата информация предварително и се уверете, че имате всички документи под ръка, за да избегнете гмуркане под бюрото си, за да вземете печатни материали.

6. Бъдете конкретни и по същество

Първо, уверете се, че балансирате колко слушате и колко говорите. Това разбира се ще има значение в зависимост от вида на срещата. Все пак има няколко общи правила, които трябва да следвате:

  • Избягвайте да безпокоите другите, докато говорят
  • Уверете се, че участвате активно в срещата
  • Бъдете конкретни и по същество (което означава, че уважавайте времето на другите и не споделяйте дълги истории, пълни с неуместни подробности)

7. Останете присъстващи

Знам, че може да бъде доста предизвикателно да останеш напълно фокусиран по време на шестия си конферентен разговор за деня. И все пак да останете присъстващи и концентрирани ще ви помогне да извлечете максимума от срещата. Най-добрият начин да останете присъстващи е да седите в изправено положение. Избягвайте да седите, да висите на стола си или да гледате през прозореца.

8. Бъдете наясно с нещата, които може да пропускате

Специфичното при онлайн срещите, което ги прави много различни от срещите лице в лице, е, че не сме в състояние да наблюдаваме езика на тялото на другите. Като помним, че приблизително 65% от значението на съобщението се извлича от невербалната комуникация, трябва да сме сигурни, че предаваме правилното съобщение и че може да не винаги го четем по правилния начин.

Вниманието за тона на гласа, който използваме, и позицията на горната част на тялото ни е много важно. Освен това, ако имате съмнения дали сте разбрали съобщението, не забравяйте да проверите след това.

9. Правете почивки между

Провеждането на много виртуални срещи е много уморително. За да останем присъстващи по време на срещата, трябва да дадем на мозъка си почивка след това. Много от моите клиенти започват да се оплакват от „умора от онлайн срещи“. Така че не забравяйте да правите достатъчно почивки между срещите. Ето няколко идеи:

  • Погледнете през прозореца си. Това е страхотна дейност за нашия мозък след срещата (не по време на!). Позволява на мозъка ни да се лута и да се възстановява.
  • Ако практикувате йога, можете да стоите на ръцете или главата си, за да сте сигурни, че мозъкът ви получава допълнителна доза кислород.
  • Разходете се навън. Нищо не работи по-добре за нас и нашия ум от разходка навън.

Популярна тема